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言葉のちから

メールのビジネスマナー!役職に様はつけませんよ!

      2016/10/28

メールのビジネスマナー!役職に様はつけませんよ!

メールを送る時、宛名書きで役職名に敬称の「様」をつけて書く人はたくさんいませんか?

それは間違いですよ!

そんな宛名の書き方のビジネスマナー、社内・社外の役職者の呼び方や基本の電話対応のマナーも調べてみました!

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メールのビジネスマナー!役職+様は誤りですよ!

ビジネスメールで「肩書きor役職+様」は誤りなので注意!

メールのビジネスマナーで、もっとも多い間違いが、役職の後に「様」をつけてしまう事です。「○○会社 ○○課長様」のように、役職名に敬称の「様」をつけて書く人がいますが、ビジネスマナーとして間違っています。役職名にはどれも敬意が含まれており、役職名自体が敬称の意味を持っています。

つまり「役職+様」は、敬称に敬称をならべるのと同じことになり、かえって失礼な宛名の書き方になってしまうのです。ビジネスメールを作成する際の宛名では、役職や肩書きに「様」を付けないというルールを覚えておきましょう。

メールの宛名に役職を書く際のビジネスメール例文

それでは、具体的にビジネスマナーをおさえたメールの例文を見ておきましょう。

株式/有限会社 ○○
○○部 (宛名)
○○様(役職)

お世話になっております。○○の○○です。
新サービスのプロモーション資料をお送りいただき、ありがとうございました。
さっそく販促キャンペーンの検討をいたします。
まずは受け取りの確認とお礼まで。

==============================

○○(自分の名前)
株式会社 ○○ ○○部

〒○-○ 住所
電話 ○-○○‐○○○○ FAX ○-○○‐○○○○

==============================

このような例文を参考に作成するのが良いでしょう。
引用元-ビジネスメールの宛名の適切な書き方と例文【肩書き・役職】 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

マナーです!メールで役職など宛名を書くときの注意点!

すべてフルネームで書く

社名の「株式会社」を(株)と略したり、販売促進部を販促部と通称名で書いたりせず、すべて正式名称で表記しましょう。初めてメールを送るときや、まだ関係が構築できていないときは、相手のお名前も、姓だけではなくフルネームで書いた方が、丁寧な印象です。

字を間違えない

宛名の字を間違えないということは基本中の基本ですが、これを間違えているメールを実はよく見かけます。漢字、カタカナ、アルファベットは正しく書けているか、「・」などは正しい位置に入っているか、「株式会社」の位置は正しいかなど、面倒くさがらずに、相手の名刺やホームページなどで一度しっかり確認しましょう。

敬称を重ねない

社内の習慣で「○○部長様」のように二重敬称を使うことが良しとされている場合もあると聞きますが、正式な宛名としては、「田中部長様」というように敬称を重ねず、「部長 田中様」と書きます。

×  田中部長様
〇 部長
田中様
これは、「社長」「専務」「部長」などの役職名には元々敬意が込められているためです。

また、まれに「XYZ商事株式会社御中 田中様」という宛名を見かけることもありますが、これは「御中」と「様」という二つの敬称が重なっています。「御中」を使うのは、宛先が会社・団体名のみの場合ですので、この場合は「御中」を取り、個人名に「様」をつけるだけにしてください。正しくは、「XYZ商事株式会社 田中様」となります。

× XYZ商事株式会社御中
田中様
〇 XYZ商事株式会社
田中様
さらに、「各位」の使い方ですが、これも敬称の一つです。地位・職階などの区別無く、敬意を込めて「皆様がた」と呼びかける言葉なので、「各位様」と敬称を重ねないように気を付けましょう。

一つの「宛名」には一つの「敬称」と覚えましょう。

宛名の中に間違えがあると、その後に続く肝心なメールの内容を、相手がネガティブな印象を持って読み進めることになってしまいます。そのような残念な事態を避けるためにも、ビジネスマナーに則った、正しい宛名(敬称)を書くようにしたいものですね。
引用元-正しい宛名(敬称)の書き方とは | 押さえておきたいビジネスメール【第5回】 | コラムの王様

役職がある方へ社内メール!正しいマナーを教えて!

先ずは口頭と筆耕とが常に同じであるとは限らないということです。
口頭で田中部長といっても違和感はありませんが筆耕で田中部長と表記すると呼び捨てのように受け取られます。
そもそも、筆耕における書礼式上の基本は
社名、同社における地位(役職)そして氏名様
あるいは
社名、同社における部署、当該部署における地位(役職)そして氏名様
の順となります。
そのため、質問例の筆耕の場合は、部長田中何某様
となります。
簡便なことで対応が可能であるなら、苗字だけでも通用するので、その場合は、部長田中様でも可能です。
口頭であるなら、田中部長でも許容範囲です。
社内であろうと社外であろうと書式上では相違はありません。
なお、役職には敬意が含まれているから、様なり殿なりを付す必要性が無いなどといったことが散見されるが合理的な説明を見たことがありません。
部長は所詮、一役職でしかすぎません。
引用元-社内・社外メールで役職のある方への宛名の書き方 – ですが、一般的に正しいと… – Yahoo!知恵袋

呼び方のビジネスマナー!社内・社外の役職者の場合はこれ!

社内・社外の役職者の呼び方

社内の人間には敬称を付けない
ビジネスではとくに、役職者の名前の呼び方をしっかり覚えておく必要があります。役職者を呼ぶのは、①社内の役職者を呼ぶ、②社外の役職者を呼ぶ、③社内の役職者について社外の人に話す、の三つのパターンがあります。
社内の役職者は、基本として「課長」「社長」などと役職名で呼びます。
社外の役職者のことは、「総務課長の○○様」といったように、役職名のあとに名字を「様」付けで呼びます。あるいは、社内の役職者を呼ぶのと同じように、名字に役職名を加える形でもかまいません。
さらに、社内の役職者について、社外の人に話す場合です。たとえ上司であっても、自分側の人間は謙譲表現にしなければなりませんから、名字のみで呼ぶか、あるいは[部長の○○」のように、役職名のあとに名字を呼び付けにします。

社外敬語のポイント

大企業も小さな会社も、お客様がいなければビジネスは成り立ちません。商品を作っても買ってくれる人がいなければ経営は成り立だないし、社員も給料をもらえないでしょう。また、自社が商品やサービスを購入している取引先も、なくてはならない存在です。
商品を仕入れる先がなければ、それを販売して儲けを生み出すことはできないからです。ビジネス敬語は、そうした仕事のうえでの取引相手に敬意を払い、礼を尽くすために用いられる言葉です。お客様や取引先のおかげで、ビジネスが成り立ち、自分は給料がもらえるのだという感謝の気持ちを常に持つことが、社外敬語の原点になります。
引用元-ビジネス敬語 : ビジネスマナーガイド

社会人の基本です!電話対応のマナー!

電話応対・電話のマナーは社会人としての基本中の基本です。特に会社・職場などのビジネスシーンの場合は、あなたの電話応対、電話の受け方ひとつで会社の印象が左右されます。
引用元-電話のマナー「正しい電話応対・受け方」電話の対応・ビジネスマナー/会社

上手な電話の受け方のヒント、電話を受ける場合の注意点とポイントをはじめ、受け方の手順や対応のマニュアル、電話で良く使われる言葉や敬語、迷惑電話やクレーム対応などについて分かりやすく紹介しています。
引用元-電話のマナー「正しい電話応対・受け方」電話の対応・ビジネスマナー/会社

電話を受ける場合のポイント(電話の対応・電話の対応基礎編)

電話はコミュニケーションに欠かせない基礎的なツールです。特にビジネスでの電話は、あなたの電話の受け方ひとつで会社の印象が左右されます。顔の見えないやりとりだからこそ、電話の受け方は非常に重要です。

会社・職場での上手な電話の受け方のヒントとして、下記に電話を受ける場合のビジネスマナー(電話のマナー)の基本ポイントを挙げてみます。
電話の対応が苦手な人はぜひデスクに鏡を置いて、笑顔を心掛けながら電話応対してみてください。慣れるまで続けると、自然に心のこもった対応ができるようになります。
引用元-電話のマナー「正しい電話応対・受け方」電話の対応・ビジネスマナー/会社

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