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言葉のちから

説明下手なメールを説明上手なメールに変身させるには?!

      2015/11/21

説明下手なメールを説明上手なメールに変身させるには?!

説明をするのが下手なのはどうしたらいい?

メールの場合はここを注意するとぐっとわかりやすくなるようです。

なるほど!こうすればいいんですね!

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メールで説明下手なのをなおすには2つのポイント!

・たった2つのポイントを押さえれば、いいメールになる!

実際に文章を考えてみましょう。ポイントはたったの2つです。

書き方のポイント① 書き始める前に「誰に伝えたいのか」を押さえる

書き方のポイント② 書き始めたら真っ先に「何が言いたいのか」を書く

まず、書き方のポイント①です。「当たり前だ」といわれるかもしれません。しかし、その相手の状況や理解力や背景をきちんと考えておかないと、伝わる物も伝わりません。
たとえば、翌朝のミーティングを知らない人に「明朝のミーティングについて」のメールを出してもわかりません。

年齢や世代によって理解できない話題も、性別によって共感できないテーマもあります。文体も相手によって変わってきます。
コツは、実際に相手と会って話すイメージを頭の中に浮かべることです。当人を目の前にどういう言葉遣いで、どんな内容を話すかイメージした方が、よりスムーズに文章が浮かんできます。

引用元-文章が下手だと思う人のためのメール文書の書き方 – 方法諸説

説明下手なメールは相手の立場になっていないから!?

・説明下手の真因、それは“思いやり欠如”

「説明下手の根底に横たわるもの」とは、
このように聞き手が理解しているか否か、
その確認を省いてしまうこと、聞き手に
対する“思いやりの欠如”なのです。

「こんなことはいちいち言わなくても分かるだろう」
「このくらいのことは知っているはずだ」

そんな話し手の“思い込み”が話し手と
聞き手の間にある情報ギャップを埋める
機会を奪い、分かりにくい説明にしてしまう。

ですから、もし伝わらないなら、それは
「相手の理解力に問題があるのではなく、
自分の説明力に課題があるのだ」という
発想に立ち、説明を尽くす姿勢が必要となります。

聞き手の表情などから、『1/5』の意味を
理解していないと感じたら、例を使う
などして、その意味を説明する、ということです。

自分視点ではなく相手視点に徹する、
相手が疑問に思うだろうことを
先回りして考え、丁寧に説明する、
それこそが“思いやり”の実践。
決して難しいことではありません。

引用元-説明下手の原因を掘り下げると・・・あなたの○○が原因なんです

説明下手なメール、送っていませんか?!

不快なメールの3つの特徴
「失礼」「曖昧」「冷たい」

 さらに、「過去1年間で、メールを受け取って不快に感じたことはありますか」という問いに、「よくある」と答えた人は4.34%、「たまにある」と答えた人は44.84%と、半数近くの人が不快を感じた経験があると答えた。その理由を複数回答で聞いたところ、「文章が失礼」(47.17%)、「文章が曖昧」(33.67%)、「文章が冷たい」(20.83%)と文章についてがトップ3を占め、「ビジネスマナーがなっていない」(18.33%)、「メールの返信が遅い」(17.5%)などを上回った。

 しかし、「その不快を指摘したことはありますか」という問いに「よくある」と答えた人はわずか2%、「たまにある」という人も20.67%。メールで誰かに不快な気持ちを与えていたとしても、指摘される機会は少ないようだ。

引用元-この1年で約半数がメールで不快な気分に…ビジネスメールが上手い人、下手な人の分岐点とは|ザ・世論~日本人の気持ち~|ダイヤモンド・オンライン

目からウロコ!?説明は話をすることではなかった!?

説明とは、相手に向かって話すことではない

 多くの人は「説明とは自分が相手に向かって話すことだ」と認識しているようです。だから、説明するということを考え始めると、「どうやって話そうか」ということに、かなり気持ちが持って行かれてしまうようなんです。

 しかし、あえて逆説的な表現をするならば、

・説明とは、相手に向かって話すことではない

 ということを、まずは強調しておきましょう。いや、もちろん話すことは話すんですが、それは、表層的に見える行為の1つでしかなく、それ以上に大切なことがあるんですよね。

 それは、

・説明とは、相手に理解、納得をしてもらうこと

 だということ。当たり前過ぎて何を言っているんだ、と思われるかもしれませんが、説明が下手な人は、どうやらこの当たり前すぎる事実を、説明する場で忘れてしまうようなんです。

引用元-人を動かす話し方講座:説明とは相手に向かって話すことではない――話し下手な人のための説明力向上法 (1/2) – ITmedia エンタープライズ

説明下手なひとがやってしまいがちなこと

・下手なら箇条書きをするべし
 
はい、実は人に説明するのが苦手だった
 
らんどです。
 
 
1、言い回しが遠まわし
 
2、擬人化で例える
 
3、他人の言葉を使う
 
 
これは、よくある人に説明する時に
 
初心者がやってしまう悪い癖です。
 
 
まず、説明が上手になるには
 
これらの癖を治す必要があります。

引用元-【ノウハウ】説明が下手に思われる癖3つ

説明下手な人は
 
 
説明の目的を言わず
 
目次を提示せず
 
擬人化と例え話ばかりで
 
しかも人の言葉を借りて
 
しか説明できない人に事です。
 
それを解消するには
 
目的と目次を最初に提示し
 
ありのまま、かつ、自分の言葉で
 
説明できる人の事です。
 

引用元-【ノウハウ】説明が下手に思われる癖3つ

自分の納得できない説明はやめよう!

自分がわかりにくいと思う説明の仕方は止める

 あなたが他人から説明される時、どういう説明方法がわかりにくいでしょうか?一般的には、いきなり詳細内容を話し始めたり、前置きがくどくどと長かったり、結局何が言いたいのかわからなかったりすると、説明内容を理解することは難しいとされています。

 そこで、あなたが部下に仕事を説明する際には、「自分自身にとって、わかりにくい説明の仕方」は絶対に避けましょう。あなたにとって理解しにくいということは、たいていの場合、部下にとっても理解しにくいもの。過去の経験を振り返って、「あの説明はわかりにくかったな」と思う説明の仕方は避けるようにしましょう。

引用元-“説明下手”ともう言わせない!部下への仕事の説明が苦手という人が短期間で”説明上手”になる方法|U-NOTE [ユーノート]

twitterの反応

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